Desde hace unos años en nuestra sociedad procuramos tener una mejor calidad de vida y llevar una vida más saludable, y los organismos oficiales son conscientes de ello, por esto, últimamente en nuestras ciudades podemos disfrutar de diferentes actividades que nos proponen guiadas por monitores para que nos cuidemos disfrutando de nuestro tiempo libre. En el post de hoy os vamos a mostrar una serie de complejos pasos que un organizador necesita saber para llevar a cabo una actividad como puede ser una prueba de montaña.
En una competición de montaña, como puede ser una de automovilismo, lo primero que necesitamos es conocer las diferentes posibilidades de localizaciones de la misma. En este aspecto debemos tener en cuenta diferentes factores como el tipo de vía, los accesos y recorridos de evacuación, la espectacularidad del trazado… Una vez tengamos definida la localización y la distancia, debemos conocer quién es el propietario de la calzada para ponernos en contacto con el e iniciar los trámites para obtener los diferentes permisos pertinentes.
Para obtener estos permisos debemos conocer a fondo la carretera previamente ya que para que nos sean aceptados, debemos cumplir una serie de requisitos que pasan por un completo libro de seguridad que incluya servicios de emergencia que tengamos tales como bomberos, ambulancias, protección civil, cuerpos de seguridad…, además de recorridos de evacuación, alertas a los diferentes hospitales cercanos e incluso a los helicópteros de emergencias para que el evento resulte lo más seguro posible.
Cuando tengamos todo el papeleo en regla debemos comenzar a buscar los recursos monetarios necesarios para poder organizar el evento, la cantidad que nos hace falta varía en función de la disciplina y los mínimos del evento, pero en el caso que os hablamos hoy, no es una cifra baja, por lo que deberemos buscar entre las diferentes subvenciones que los organismos públicos ofrecen cada año, además de contar con el apoyo y colaboración de las empresas de la zona para poder hacer nuestro proyecto una realidad.
Tras esta tarea, la más difícil, llega el momento de dar a conocer nuestro proyecto. Para ello deberemos realizar un gran trabajo de promoción y marketing, con empresas especializadas como Dicendi, y por toda la zona que creamos será nuestro potencial público. Este trabajo nos llevará su tiempo, ya que debemos publicitar nuestra idea en los diferentes medios de comunicación, en el mobiliario urbano destinado a tal fin, en las redes sociales… Cuanto mayor sea la cantidad de público que sepa de nuestro evento, mejor para nosotros.
Los días previos a la celebración son de un gran estrés para nosotros, ya que siempre nos aparecerán detalles de última hora que debemos solventar sobre la marcha, por ello, una buena planificación y redacción de lo que precisamos así como los tiempos que tardaremos en conseguirlo son de gran importancia a la hora de lograr hacer una prueba de éxito y encontrarnos con los mínimos contratiempos posibles cuando se acerque el gran día.
El día del evento se verá plasmado con éxito nuestro largo y duro trabajo, aunque la tarea no acabe ahí, ya que en los días siguientes debemos hacernos con toda la repercusión que ha tenido la prueba para hacer balance y presentárselo a las entidades que han creído en nuestro proyecto.
La importancia de los detalles para obtener un buen recuerdo
Esta frase que os acabamos de titular podría aplicarse a muchos aspectos de nuestro día a día, pero en este caso concreto nos referimos a que para que nuestra prueba sea recordada positivamente debemos cuidar los detalles como los trofeos y recuerdos para los participantes. Una buena idea es grabar el logo de nuestro evento en un trofeo de cristal o en un juego de copas, como hacen empresas como Cristafiel. De esta forma todos los que nos han visitado nos recordarán al verlo. Pero no solo esto, el trato que debemos tener con nuestros patrocinadores, invitados y competidores ha de ser exquisito, así como a ellos también podemos entregarles una bolsa de tela serigrafiada con detalles como llaveros, información de la prueba, bolígrafos, en definitiva regalo promocional para que se lleven a sus casas un pedacito de nuestro concepto que, como os decimos, recordarán cada vez que lo vean o usen y así tengan una buena predisposición a repetir en próximas ediciones.
